Oggi parliamo di un sistema di gestione delle stanze per piccole strutture, come hotel e B&B.
E’ un sistema che usa:
- delle card per entrare nelle camere
- un software (in mano al gestore) per abilitare o meno queste card.
I vantaggi di un sistema di gestione camere
Tra i principali vantaggi che una struttura di accoglienza ottiene usando questo sistema abbiamo:
Vantaggio n.1 di un sistema di gestione stanze: gestione dinamica del check-in e check-out
Questo è importante soprattutto per i B&B. Infatti, molti B&B non hanno né la reception né una persona che sta lì fisicamente ad aspettare l’ospite per consegnare e ritirare la chiave.
Con questo sistema, si può tranquillamente lasciare una card all’interno di una busta per l’ospite in arrivo. Questa card sarà valida per tutta la durata del soggiorno prenotato e si disattiverà automaticamente alla fine del periodo.
Vantaggio n. 2 di un sistema di gestione camere : avere tutto sotto controllo
Se la struttura di accoglienza è particolarmente piccola, potrebbe non avere un software di gestione. Questo sistema, invece, ha un suo software che prevede l’inserimento di determinati campi al check-in e al check-out.
Ci ricorda inoltre ciò che dobbiamo fare, come :
- prendere un documento
- inserire nome e cognome dell’ospite
- inserire la durata del soggiorno
Vantaggio n. 3 di un sistema di gestione camere : abbassa i costi di gestione
Ma in che senso?
Nel sistema tradizionale in cui la porta si apre con una chiave, ci sono essenzialmente due problemi fondamentali:
- Se l’ospite smarrisce o non riconsegna la chiave e non abbiamo una copia della chiave della porta, dobbiamo sostituire tutta la serratura
- Se il sistema di accesso alle stanze viene integrato con delle tasche che accendono e spengono la corrente elettrica e il riscaldamento quando si entra e si esce, il risparmio è notevole.
Gli elementi di un sistema di gestione camere
In questo caso parliamo di un sistema semplice, in cui non sono presenti le tasche delle stanze ma solo le serrature di accesso e il software di gestione. Esaminiamole più da vicino.
La serratura motorizzata
La serratura motorizzata è il cuore del sistema. Realizzata in acciaio e molto robusta, è adatta per l’uso intensivo tipico di B&B e hotel, ed è composta da tre parti:
- la serratura (infilata all’interno della porta)
- la maniglia interna
- la maniglia esterna
La maniglia interna funziona in modo tradizionale. Se abbassiamo la maniglia, la porta si apre, oppure non ha la chiave ma solo il dispositivo per dare le mandate di sicurezza.
La maniglia esterna è sempre disabilitata e, se la porta è chiusa, anche abbassando non si aprirà. Per aprire la serratura con la maniglia dovremo passare sul sensore della maniglia una tessera abilitata: in questo caso il sensore farà una luce blu e la porta si aprirà. Se la tessera non è abilitata, invece, il sensore emetterà una luce rossa e la porta resterà chiusa.
Sostanzialmente, questo è quello che succede quando viene fatto il check-in e il check-out: tramite il software, il gestore può scegliere le date in cui la card funzionerà e permetterà l’accesso alla stanza.
Una volta scaduta, anche se il cliente non la riconsegna la scheda cesserà di funzionare in modo automatico; questo aumenta anche la sicurezza, perché non avranno più accesso alla struttura e non dovremo sostituire tutta la serratura. In questi casi, infatti, sarà sufficiente riabilitare semplicemente un’altra card.
Il software di gestione
Il secondo elemento del sistema è il software. Questo permette di programmare sì, il sistema, ma anche di farlo funzionare.
Infatti, grazie a esso il gestore del B&B o hotel potrà:
- fare il check-in e il check-out
- abilitare o meno le tessere
- vedere lo stato delle stanze (se occupate o meno, e in quale periodo)
Il software aiuta quindi anche nella fase di prenotazione.
Inoltre, è possibile realizzare delle tessere di gestione per il personale (pulizie, manutenzione, etc) che permettono di aprire tutte le porte o solo determinate aree delle strutture.
In ultimo è bene ricordare che il software, ovviamente, funziona su un computer. Noi di DIAMATIK forniamo il sistema completo di pc (se la struttura non ne avesse uno) o sfruttiamo quello già presente.
Sistema di gestione stanze: come ampliarlo
Le potenzialità del sistema non terminano qui. Può essere infatti integrato con delle tastiere numeriche che, con un codice, può fungere da vero e proprio controllo accessi per aree come:
- locali
- magazzini
- cucine
Inoltre, installata nel portone principale, può essere usata per dare un primo accesso ai clienti di hotel e B&B; questi poi, nella struttura, potranno usare le tessere per accedere alle stanze o ai bagni in comune.
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